Jak sprawnie i bezpiecznie przeprowadzić inwentaryzację ?

Jak sprawnie i bezpiecznie przeprowadzić inwentaryzację ?

Inwentaryzacja sklepu i magazynu to proces złożony. Na jej sukces wpływa bardzo wiele czynników. Nawet najmniejszy błąd, niedoszacowanie, czy zaniedbanie mogą sprawić, że okazuje się kompletną klapą. Czy można zabezpieczyć się na wypadek nieoczekiwanych zdarzeń? Na co zwrócić szczególną uwagę przygotowując się do inwentaryzacji?

Najważniejszy jest człowiek

Jednym z kluczowych czynników, który pomoże nam w sprawnym przeprowadzeniu inwentaryzacji są odpowiednio dobrani pracownicy.

Przed zaplanowaną inwentaryzacją biorący w niej udział personel powinien zostać odpowiednio przeszkolony. Należy zadbać, aby pracownicy bezbłędnie liczyli i sprawnie posługiwali się powierzonym sprzętem do zbierania danych, mając na uwadze czas w którym inwentaryzacja ma zostać wykonana.

Wyzwaniem dla kadry zarządzającej jest odpowiednie oszacowanie liczby zaangażowanych w akcję pracowników. W przypadku inwentaryzacji nocnej  np. marketu spożywczego, niedoszacowanie ilości potrzebnego personelu może skutkować czasowym zamknięciem obiektu. Inwentaryzowany market, a przynajmniej jego część – będzie niedostępny dla klientów!  Nietrudno przewidzieć, że przyniesie to duże straty, także wizerunkowe.

Bezpieczeństwo danych podczas zdarzeń losowych

Na zdarzenia losowe wpływu nie mamy. Mogą zaistnieć w procesie inwentaryzacji i nie sposób się przed nimi ochronić. Choćbyśmy dochowywali szczególnej staranności – czasem zabraknie prądu, albo światła. O ile w przypadku braku światła nie można zrobić niczego innego, jak tylko czekać na naprawienie usterki przez pracowników zleceniodawcy, o tyle w przypadku zaniku prądu można kontynuować proces inwentaryzacyjny.

Firma Stock Inventory zabezpiecza się na taką ewentualność wykonując na bieżąco kopię bezpieczeństwa danych. Dodatkowo –  zaplecze sprzętowe w postaci kolektorów zbierania danych pozwala na zbieranie nieograniczonej ilości danych bez konieczności wysyłania ich na serwer. Zebrane dane do momentu zaniku prądu nie będą utracone, a sam proces może być dokończony w trybie off line.

Dobra współpraca i niezbędne kwalifikacje

Bardzo ważnym czynnikiem mającym wpływ na sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji jest współpraca z pracownikami danego obiektu. Ich pomoc bywa niezbędna w bardzo wielu przypadkach. Przykładowo – firmy inwentaryzacyjne zazwyczaj nie mają w swoich szeregach operatora wózka widłowego. Pomoc takiego pracownika na miejscu jest więc kluczowa  – szczególnie przy magazynach wysokiego składowania. Innym przykładem jest dobra współpraca z osobami, które posiadają dostęp do tzw. saferów. Nie zawsze bowiem prowadzący inwentaryzację mają nieograniczony dostęp do wszystkich pomieszczeń.

Wśród towarów na półkach często można znaleźć puste kartony, posiadające kod kreskowy, lub towary będący ekspozycją, albo testerem. Nie są one przeznaczone do sprzedaży. Przed inwentaryzacją – kierownicy działów powinni zadbać o to, aby puste kartony zniknęły z półek, natomiast ekspozycje i testery powinny zostać w odpowiedni sposób opisane.

Inwentaryzując obiekt –  często można spotkać się z produktami, które posiadają kody kreskowe nie występujące w bazie produktów danego obiektu. W takich przypadkach pracownicy powinni wyjaśnić nieporozumienie i wskazać kod, na podstawie którego dany produkt należy identyfikować.

Niezbędne jest też przygotowanie wszystkiego, co jest potrzebne do przeprowadzenia całego procesu inwentaryzacji, czyli np. drabin, koszy pustych palet, paleciaków, folii typu stretch oraz dostępu do prądu.

Odpowiednie przygotowanie  – kluczem do sukcesu

Podsumowując – odpowiednio przeszkolony personel, bezpieczeństwo danych w trakcie trwania procesu inwentaryzacyjnego, pomoc ze strony pracowników inwentaryzowanego obiektu, a także uwzględnianie zmian czasu – zdecydowanie ograniczają ryzyko niepowodzenia procesu inwentaryzacyjnego.

Na wszystkie ewentualności nie sposób się zabezpieczyć. Ryzyko niepowodzenia zawsze istnieje. Ale dzięki Know –  how – możemy zmniejszyć je do minimum.